Erstellt 2023-08-11 (RV-2024-01-03)
(Sämtliche Genderformen sind uns eigen und sind erwünscht. [Siehe Statuten §8/ Pkt. 4]; Um jedoch dem Text eine gute Lesbarkeit zu geben, wird eine einfache Schreibweise verwendet.)
(All gender forms are our own and are desired. [See statutes §8/ point 4]; However, in order to make the text easy to read, a simple spelling is used).

Aus gegebenen Anlass und um auch jedem Aktiven Mitglied seinen Verantwortungsbereich aufzuzeigen – zu vermitteln, Verantwortungsbereich.

Dem Präsidenten / Vorsitzenden / Obmann obliegt:

Des Präsidenten Kompetenzbereich ist: Die Tätigkeiten in dieser Funktion sind<< siehe unter >>

Ein Verein braucht kompetente Führung

Was für einen kleinen Betrieb, ein großes Unternehmen oder sogar ein ganzes Land gilt, gilt natürlich auch für den Vereinsbereich: Eine Gruppe von Menschen braucht kompetente Führung, sonst ist sie auf weiter Flur verloren.

Wer sich für ein gemeinsames Ziel einsetzt, braucht eine Vereinsspitze, die die Erfüllung dieses Ziels vorantreibt – und zwar: mit Leidenschaft und Herzblut!

Da es im Verein keinen materiellen Gegenwert für den Vereinsmanager bzw. 1. Vorsitzenden zu verdienen gibt, muss er einfach für sein Hobby brennen und es so sehr lieben, dass ihm ein immaterieller Wert ausreicht.

Was er zurückbekommt? Im besten Fall natürlich Anerkennung, Respekt und ganz viel Dankbarkeit seiner Vereinsmitglieder. Wenn das mal nicht ein wahnsinnig toller Gegenwert ist! ?

Ein Verein braucht also kompetente Führung in jeglicher Hinsicht:  Nicht nur organisatorisch muss der Vereinsvorsitzende eine klare Strategie fahren, damit alle Vereinsangelegenheiten reibungslos verlaufen. Er muss natürlich auch auf menschlicher Ebene einiges leisten. Aber dazu später mehr.

Welche Aufgaben hat ein der 1. Vorsitzende im Verein?

Ich möchte dir im Folgenden erst einmal einen Überblick in die Aufgabenbereiche eines Vorstandsvorsitzenden bieten. Natürlich können diese – je nach Art und Ausrichtung des Vereins – variieren. Aber für’s Erste sollte dir die Übersicht helfen, dich im Aufgaben-Dschungel etwas besser zurecht zu finden.

Die Hauptaufgaben eines 1. Vorsitzenden in Verein und Vorstand

Der 1. Vorsitzende im Verein…

• gewährleistet, dass der Verein sich an die Vereinssatzung hält
• treibt die Erfüllung des Vereinszwecks voran
• repräsentiert den Verein nach Innen und Außen
• ist gesellschaftspolitisch prägende Kraft des Vereins
• ist bei Versammlungen der Vorsitzende und leitet diese
• vermittelt zwischen den Mitgliedern und der Öffentlichkeit (als Bindeglied)

Weitere Vertretungsaufgaben des 1. Vorsitzenden im Verein

• vertritt den Verein bei Ämtern und Behörden
• ist Bindeglied zu Verbänden und Dachorganisationen
• repräsentiert den Verein bei Vereinsveranstaltung anderer Gruppierungen

Wichtige vereinsinterne Aufgaben des Vorsitzenden

• beruft Versammlungen ein und stellt die Tagesordnung auf
• übernimmt die Leitung von Versammlungen und Sitzungen
• legt den Mitgliedern den Geschäftsbericht vor
• kontrolliert und überwacht die Beschlüsse der Mitgliederversammlungen und Sitzungen
• ist für die Beschaffung von Geldern verantwortlich (z.B. durch Spenden, Sponsoring, Stiftungen oder Zuschüssen)

Entscheidungskraft des 1. Vorsitzenden

• entscheidet (mit dem Vorstand) über wichtige Vereinsangelegenheiten (z.B. Neuanschaffungen, Satzungsänderungen etc.)
• hat bei einer Stimmengleichheit in Abstimmungen Entscheidungsmacht

Organisatorische Aufgabenbereiche des 1. Vorsitzenden

• plant und optimiert Abläufe der Vereinsarbeit
• optimiert Prozesse verschiedener Bereiche (z.B. Veranstaltungsmanagement)
• wickelt organisatorische Angelegenheiten der Mitglieder ab (z.B. Mitgliedsanträge)

Personalaufgaben des 1. Vorsitzenden

• überwacht und kontrolliert die fristgerechte Durchführung von Einzelaufgaben innerhalb des Vorstands und des gesamten Vereins
• informiert Mitglieder über Neuigkeiten im Vereinsleben oder in der Vereinsverwaltung
• delegiert Mitarbeiter und schafft Weiterbildungsmöglichkeiten
• fungiert als Ansprechpartner in personellen Fragen

Weitere Aufgaben des 1. Vorsitzenden

• hat die Unterschriftenbefugnisse für Vereinskorrespondenz bzw. Rechtsgeschäfte
• erstellt Jahresberichte
• legt Richtlinien für das Zusammenleben innerhalb des Vereins fest
• vereinbart Ziele mit Mitarbeitern und Mitgliedern
• hält ein positives Klima innerhalb des Vereins aufrecht
• vertritt den Verein stets positiv im gesellschaftspolitischen Bereich
• kooperiert mit anderen Vereinen, Stadträten, Ausschüssen etc.

Des Vice-Präsidenten Kompetenzbereich ist:

Seine Funktionen sind im wesentliche ident mit der des Vorsitzenden. Seine Aufgabe ist es, diesem wenn nötig, kooperativ mitzuwirken. Bei Ausfall hat er an dessen Stelle sämtliche Agenda weiter auszuüben.

Des Generalsekretärs Kompetenzbereich ist: ( Die Tätigkeit eines Schriftführers / In) << Siehe unter >>

DIE AUFGABEN DES SCHRIFTFÜHRERS:

Grob kann man sagen, dass alle geschriebenen Texte, die den Verein betreffen, grob in das Aufgabengebiet des Schriftführers fallen. Dazu gehört aber nicht nur das Protokollieren von Versammlungen, sondern auch das Verfassen von Schreiben für den Verein, PR-Texte und Öffentlichkeitsarbeit und die Korrespondenz mit Außenstehenden. Auch das Aufzeichnen von Informationen über Planungen und Entscheidungen fällt in das Aufgabengebiet des Schriftführers – und nicht selten werden die Protokolle der Person, die dieses Amt besetzt, zur Grundlage bei internen Auseinandersetzungen.

Mit Aufkommen der neuen Medien eröffnen sich auch auf den Schriftführer neue Aufgabenfelder. Auf der eigenen Vereinshomepage gibt es nun einen Blog oder einen Newsbereich, der gefüllt werden möchte, und auf unterschiedlichen Kanälen der sozialen Medien werden kurze Texte benötigt. Schriftführer geben auch hier den Leitfaden, wie sich der Verein im Internet präsentiert.

Kurz zusammengefasst sind die Aufgaben des Schriftführers folgende:

•  Protokollieren von Vereinssitzungen und Versammlungen
•  Erstellen von Schreiben
•  Pressemitteilungen und -versand
•  Korrespondenz mit Aussenstehenden
•  Erstellen von Werbemitteln
•  Erstellen von Newsbeiträgen für die Website
•  Erstellen von Postings in Social Media Kanälen

Je nach Verein beschränkt sich das Tätigkeitsfeld des Schriftführers tatsächlich nur auf das Protokollieren und das Erstellen von Schreiben. Bei größeren Vereinen mit viel Textaufwand erhält der Schriftführer oftmals Unterstützung von weiteren Vereinsmitgliedern, als Redakteure, Grafiker, Fotografen oder als IT-Spezialisten, die Texte auch für die unterschiedlichen Social Media Kanäle oder für die Suchmaschinen optimieren können.

Des Kassiers Kompetemzbereich ist: Sein Tätigkeitsbereich sind << siehe unter >>

Der Kassier und seine Aufgaben

Ohne dieses Organ geht im Verein nichts. Der Kassier, auch Schatzmeister oder Kassenwart genannt stellt eine Ranghohe und verantwortungsvolle Rolle. Was das bzgl. seiner Aufgaben bedeutet und welche Haftung dieser in Österreich hat, erfährst du in diesem Beitrag.

1. Was ist der Kassier und was ist seine Rolle im Verein?

Der Vereinskassier (und sein Stellvertreter) ist der zentral Verantwortliche für die Vereinsfinanzen während eines Rechnungsjahres. Er übernimmt sozusagen die Verwaltung der finanziellen Einnahmen/Ausgaben und sorgt auch dafür, dass diese in einer geordneten Form ihren Eintrag in den Büchern des Vereins finden.

Der Schatzmeister/Kassenwart, wie er auch umgangssprachlich in einigen Teilen Österreichs genannt wird, muss dabei kein ausgebildeter Steuerberater oder Buchhalter sein, sollte aber unbedingt einen kompetenten Zugang zum genauen Arbeiten und zu Zahlen haben. Aufgrund seiner „öffentlichen“ Position im Verein sollte er obendrein soziale Fähigkeiten und ein lösungsorientiertes Arbeiten mitbringen.

Vollumfängliche Verwaltung der Mitgliedsbeiträge und mehr

Der Vereinsplaner kann vieles und wir möchten euch (speziell dem Kassier) daraus eine Funktion vorstellen: Lege individuelle Mitgliedschaften an, erfasse zugehörige Mitgliedsbeiträge und ordne diese den Mitgliedern zu. Daraus könnt ihr dann Vorschreibungen generieren und direkt an die betroffenen Mitglieder aussenden. Spart euch so viel Zeit und Geld. Mehr Infos zur Mitgliedbeitragsverwaltung.

Wenn wir hier im Beitrag die männliche Form wählen, hat das nichts mit der Position selbst zu tun, sondern dient der einfacheren Lesbarkeit – Frauen bringen in der Praxis öfters die erforderlichen Fähigkeiten und Genauigkeit mit, die ein Kassier benötigt.

Der Kassier ist in der Praxis oft ein vertretungsbefugtes Organ bzw. Teil des Leitungsorgans (Vorstand) und die Wahl dieses erfolgt über die Mitgliederversammlung. Was auch bedeutet, dass es unter Umständen zu einer Haftung kommen kann – dazu aber später im Beitrag mehr. Unabhängig der Vereinsgröße und des Vereinstyps sind folgende Tätigkeiten Teil seiner Aufgaben:

•  Festlegen und bestimmen des Budgets
•  Kostenposten und Ausgaben-Planung
•  Einnahmen-Planung und Rücklagen bilden
•  Führen der Vereinskasse und der Vereinskonten
•  Monatliche Zwischenabrechnungen durchführen
•  Steuerliche Themen und Steuererklärung durchführen
•  Absprachen mit dem restlichen Leitungsorgan und den Mitgliedern
•  Kontrolle und Aufsicht hinsichtlich Vereinszweck und Sparsamkeit
•  Verwendung von geeigneter Software
•  Erstellung des Kassenberichts und Finanzabschlusses
•  Jahresabschluss mit dem Kassenprüfer durchführen

Des DSGVO Beauftragten Kompetenzbereich ist. << siehe unter >>)

Europaweite Pflicht zur Benennung

Im Artikel 37 Abs. 1 DSGVO ist die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten festgeschrieben, wenn gewisse Kriterien in einem Unternehmen oder einer Organisation erfüllt sind. Diese Pflicht gilt erstmals europaweit, kann aber überdies von den Mitgliedsstaaten abweichend geregelt werden. Die Meldung der Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (DSB) an die Aufsichtsbehörde wird ebenfalls zur Pflicht. Der Datenschutzbeauftragte muss ferner über die entsprechende Qualifikation sowie Fachwissen zur Ausübung und Erfüllung seiner Aufgaben verfügen.

Rechte des Datenschutzbeauftragten

Dem Datenschutzbeauftragten ist uneingeschränkter Zugang auf alle personenbezogene Daten und Datenverarbeitungsvorgängen des Unternehmens zur gewähren. Er ist übrigens gemäß Artikel 38 Abs. 3 DSGVO in seinem Unternehmen bei der Erfüllung seiner Pflichten weisungsfrei. Er darf wegen der Erfüllung dieser Pflichten weder abberufen noch benachteiligt werden. Erforderliche Ressourcen für seine Tätigkeit, insbesondere auch für seine Ausbildung und Weiterbildung sind ihm vom Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Pflichten des Datenschutzbeauftagten

Die bisherigen Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten bleiben zum einen im wesentlich bestehen, wurden aber teilweise erweitert. Neu sind bestimmte Überwachungsflichten. Art. 39 Abs. 1 DSGVO regelt die gesetzlichen Mindestaufgaben:

• Unterrichtung und Beratung des Unternehmens in allen Fragen zum Datenschutz
• Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes
• Überwachung der Einhaltung der DSGVO und weiterer Datenschutzregelungen
• Prüfung der Datenschutz-Strategien des Unternehmens
• Prüfung der Auftragsdatenverarbeitung
• Ansprechpartner für Betroffene
• Zusammenarbeit mit der Datenschutzbehörde
• Meldung von Datenschutzverletzungen an die Aufsichtsbehörde
• Überwachung und Beratung des Unternehmens bei Datenschutz-Folgenabschätzungen

Der Datenschutzbeauftragte darf gemäß Artikel 38 Absatz 6 DGSVO zudem auch andere Aufgaben wahrnehmen. Diese dürfen ihn aber nicht bei der Ausübung seiner eigentlichen Tätigkeit behindern oder überdies zu einem Interessenkonflikt führen.

Projektbezogene Management Kompetenzbereiche sind:
Seine Tätigkeiten sind << siehe unter >>

Als Projektleiter (Projektmanager) sind Sie für die operative Planung und Steuerung des Projekts verantwortlich. Zu Ihren Aufgaben zählt, je nach Art und Umfang des jeweiligen Projekts, das Erreichen bestimmter Zielvorgaben, wie:

• Die Einhaltung von Terminen und Deadlines
• Die Einhaltung des Kostenrahmens
• Das Erreichen von Etappenzielen
• Die Qualitätssicherung der Arbeit
• Die zielgerichtete Weiterbildung der am Projekt beteiligten Angestellten

Projekte können grundsätzlich aus zwei Arten geleitet werden:

1. In hierarchiefreien Projektgruppen. Hierbei übernehmen alle Gruppen und deren jeweilige Mitglieder gleichermaßen die Verantwortung für den Erfolg des Projekts. Diese Leitungsform folgt einem eher didaktischem Ansatz. Der Projektmanager ist hier mehr Moderator oder Initiator.
2. In hierarchischen Projektgruppen. Bei dieser Leitungsform wird ein Gruppenmitglied mit einem höheren Maß an Verantwortung ausgestattet. Der neue Umfang der Kompetenz reicht von der Möglichkeit, Anträge zu stellen bis zur uneingeschränkten Leitung der jeweiligen Gruppe.

Sowohl die Form der Leitung als auch die Leitungskompetenz der verschiedenen Gruppenmitglieder kann sich im Laufe des Projekts ändern, etwa wenn sich ein Angestellter durch besondere Impulse hervortut oder wenn das bisherige System den Anforderungen nicht gerecht wird.

Projektmanagement bedeutet vor allem permanente Veränderung und Anpassung. Vom Projektmanager wird daher ein hohes Maß an Flexibilität verlangt.

Ihre Aufgaben im Projektmanagement

Zu den Kerntätigkeiten jedweder Leitungsposition zählt die Festlegung von Zielen und Teilzielen und die Erarbeitung von Methoden zu deren Umsetzung. Projektleiter übernehmen auch die Ressourcen- und Budgetplanung, weshalb Bewerber mit einem rein technischen Hintergrund gut daran tun, ihre betriebswirtschaftlichen Kenntnisse zu erweitern. Umgekehrt bedarf es bei der Planung von Projekten auch immer einer hohen fachlichen Kompetenz.

1. Projektdefinition

Als Projektmanager obliegt Ihnen die realistische und möglichst genaue Festlegung der Ziele des Projekts, sofern diese nicht konkret durch den Auftraggeber bestimmt wurden. Sämtliche Ziele und Teilziele werden dokumentiert, bspw. um sie im Zweifelsfall dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vorlegen zu können.

2. Projektorganisation

Als Leiter des Projekts ist es Ihre Aufgabe, die bestehenden Unternehmensstrukturen für das Projekt nutzbar zu machen, ohne die bestehenden Prozesse zu stören. Sie ermitteln die nötigen Ressourcen, wählen die geeignetsten Teammitglieder aus und legen die Art und Weise der Kommunikation im Projekt fest.

Projektarbeit ist ein dynamischer Prozess, bei dem eine geordnete Grundstruktur, beispielsweise die Einteilung des Projekts in klar definierte Phasen, dabei helfen kann, Störungen im Ablauf zu vermeiden. Als Projektmanager achten Sie sowohl auf die Zusammensetzung der Gruppe als auch auf die Anzahl deren Mitglieder. Eine Gruppe mit mehr als acht Teilnehmern gilt bereits als weniger effizient.

3. Projektplanung

Als Projektleiter beginnen Sie die Planung eines Projekts meist mit einer Analysephase des Ist-Zustands. Dieses Vorgehen schafft Referenzwerte und dient auch der Problemermittlung. Es folgen die Planung der generellen Projektstruktur, die Kostenplanung und die Ermittlung der benötigten Einsatzmittel.

4. Kommunikation

Bei der Projektarbeit ist eine reibungslose Kommunikation unabdingbar. Sie sind als Leiter des Projekts für die Bestimmung der geeigneten Kommunikationsmittel und Strukturen zuständig und ermutigen Ihre Mitarbeiter dazu, diese Kanäle bestmöglich zu nutzen.

5. Umfeldmanagement

Die am Projekt beteiligten Mitarbeiter verfolgen zunächst meist recht unterschiedliche Ziele. Ein Techniker aus dem Bereich Engineering hat immer einen anderen Blick auf die Sache / das Produkt / die Dienstleistung als beispielsweise ein Team-Mitglied aus dem Marketing. Als Projektmanager besteht Ihre Arbeit darin, diese verschiedenen Interessen und Sichtweisen auszugleichen und alle nur erdenklichen Barrieren zwischen Ihren Mitarbeitern abzubauen.

6. Projektcontrolling und Dokumentation

In der Praxis wird die Aufgabe des Controllers in Projekten häufig an ein dazu qualifiziertes Teammitglied delegiert. Der Projektleiter gibt jedoch nicht die Bewertung der Ergebnisse aus der Hand, sondern lediglich deren Ermittlung und Dokumentation. Zweck des Controllings ist die Einhaltung der Projektleistung zu jedem Zeitpunkt.

7. Mitarbeiterführung

Auch, wenn Sie als Projektmanager nicht der direkte Vorgesetzte Ihrer Mitarbeiter sind, fallen Ihnen einige Kompetenzen zu:

• Sie vergeben Teilaufgaben des Projekts an das Team
• Sie haben ein Mitspracherecht bei der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung der Mitglieder
• Sie planen und führen Weiterbildungsmaßnahmen durch
• Sie lösen Konflikte innerhalb der Gruppe
• Sie fungieren als Motivator und Initiator

Ihre Chancen als Projektmanager

Die Aufgabe des Projektleiters wird häufig als undankbar beschrieben, dabei vollzieht sich zurzeit ein Wandel in der Besetzung solcher Positionen, der Raum für neue Möglichkeiten bietet. Zum einen müssen Sie heute nicht mehr zwangsläufig ein organisatorisches Genie oder ein wirtschaftliches Wunderkind sein, um die Leitung eines Projekts zu übernehmen. Viele dieser Aufgaben lassen sich leicht an kompetente Teammitglieder oder den Projektassistenten delegieren. Zum anderen setzen Unternehmen heute verstärkt auf Empathie und Kommunikationsbereitschaft bei der Besetzung solcher Stellen. Die vermeintlichen Soft-Skills gewinnen also an Bedeutung.

Natürlich bleibt das Projektmanagement weiterhin ein ausgezeichnetes Sprungbrett in höhere Positionen, beispielsweise im Management oder der Abteilungsleitung. Darüber hinaus ist die Leitung eines Projekts bereits ausgesprochen lukrativ.

Ihre Qualifikation

Ein abgeschlossenes Studium mit einer dem Projekt entsprechenden fachlichen Ausrichtung ist die wichtigste Schlüsselqualifikation für eine Leitungsposition. Wirtschaftsingenieure gleichen dieses Know-how bestenfalls durch einschlägige betriebliche oder eben auch projektbezogene Erfahrung aus. Fachkräfte mit einem ausschließlich technischen Hintergrund können Ihre betriebswirtschaftlichen Kenntnisse in entsprechenden Weiterbildungsmaßnahmen erweitern.

Ihr Bewerberprofil – das sollten Sie für den Job mitbringen

Falls Sie sich für die Leitung eines Projekts interessieren, sollten Sie zunächst die allgemein gängigen Projektmanagement-Instrumente kennen und beherrschen. Drüber hinaus sollten Sie bereits erste Erfahrungen in der Projektarbeit gesammelt haben.

Die Planung und Durchführung von Projekten erfordert neben einer analytischen Denkweise auch einen interdisziplinären Ansatz. Bei der Zusammenarbeit mit Spezialisten und Zulieferern aus den verschiedensten Ländern ist eine gute Kommunikationsfähigkeit auch in Englisch notwendig.

Zur Natur des Leiters gehört eine hohe Belastbarkeit und die Bereitschaft, stets mit bestem Beispiel voranzugehen. Überprüfen Sie Ihre Tauglichkeit für diese Position mithilfe der folgenden Fragen:

• Bin ich ein kontaktfreudiger Mensch?
• Schaffe ich es leicht, andere zu überzeugen?
• Bin ich durchsetzungsfähig?
• Bin ich ein guter Verhandlungsführer?

Betrifft alle NADEUM Mitglieder egal welcher Begriff und in welcher Funktion:

• Als Ordentliches Mitglied egal in welcher speziellen Bezeichnung sind folgende Regeln (Ordentliche – / Außerordentliches- / Ehren- Mitglieder) Sämtliche §§2 , §§3, §§4, §§5, §§6, §§7, §§8, §§9, §§10, §§11
  bindend einzuhalten.
  
• A1, Anhang 1 – §§21 DSGVO des Vereines NADEUM müssen von allen Mitgliedern, egal in welcher Funktion beachtet werden
  Dies betrifft interne wie externe Daten, die nicht an Vereinsfremde Personen ohne Zustimmung des NADEUM – Vorstandes weitergereicht werden dürfen.
  
• Sämtliche §§ Paragraphen ab §§12 bis §20 sind dann zu beachten, Wenn das Mitglied eine Funktion innerhalb des Vereines NADEUM aktiv ausübt.
  Sei dies im Vorstand, in Projekten, als Assistenz, als Rechnungsprüfer oder Volunteeres

Bei nicht Beachtung dieser Paragraphen hat dies einen sofortigen Ausschluss aus dem Verein NADEUM zu Folge.
Failure to comply with these paragraphs will result in immediate expulsion from the NADEUM association.